|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Birden
çok “evi”olan belgeler için Çapraz Başvuru Sistemi
İstediğiniz kadar iyi bir dosyalama sistemi kurun
bir çoğumuzun başı yine de birden fazla dosyaya giren evraklarla derde
girer. Elimize dosyasına kaldırmamız gereken bir evrak geldiğinde
'acaba hangi dosyaya ya da dosyalara kaldırsam?' diye sorup bir türlü işin
içinden çıkamayız. Uzmanımız Handan Kaylan, çapras başvuru sistemi
ile işinizi nasıl kolaylaştırabileceğinizi anlatıyor....
Çapraz Başvuru Sistemi (ÇBS)
Birden fazla dosyaya girmeyi hakeden belge masamıza geldiğinde
uygulanacak yöntemlerden biri ÇBS, yani Çapraz Başvuru Sistemi'dir. Bu
sistemin önerisi ise ÇBF dediğimiz Çapraz Başvuru Formu kullanmaktır.
Bu form çeşitli boyutlarda olabilir. Formu kullanırken sırası ile yapılması
gerekenler:
| Bu gruba
girecek belgeleri iyi saptadıktan sonra işimizin yüzde ellisi
bitiyor aslında. Evrak yönetimini iyi yapamıyorsak her belgenin
her dosyaya girebileceği gibi yanlış bir karar veririz. Bu
belgeler o kadar istisna ve sınırlıdırki aslında… |
-
Öncelikle sözkonusu
belgenin hangi dosyalara girmesi gerektiği saptanmalı.
-
Bu saptamayı yaparken
verilmesi gereken en önemli karar; en çok hangi dosyayı
ilgilendirdiğidir. Çünkü belgenin aslı bu dosyaya yerleştirilecektir.
Sonraki adım ÇBF'nu doldurmak olacaktır. Bu formu her sekreter çok
rahatlıkla hazırlayabilir. Üzerinde olması gereken bilgiler, o
evrakı anlatacak ana bilgilerdir. Tarihi, Konusu, Nereden Geldiği,
Kime Gönderildiği, Yapılan İşlem, Aslının bulunduğu dosya
….. Yani kısaca evrakın 'hikayesi' yazılmalı.
-
Orijinal kopyanın uygun
bir yerine de ÇBF'nun yerleştirildiği dosya adı yazılmalıdır
ki, gerektiğinde kopyaya da ulaşılabilsin.
-
Belge en çok hangi dosyayı
ilgilendiriyorsa orijinali o dosyaya yerleştirmiştik. Doldurduğumuz
bu formu (ya da formları) da daha az ilgili olan dosya (ya da
dosyalara) kaldırırız.
-
Belgeye ulaşmamız gerektiğinde
genellikle ilk aklımıza gelen yer orijinal kopyanın olduğu dosyadır.
Ancak, ÇBF'nun bulunduğu dosyayı açsak bile formun üzerindeki
bilgilerden istediğimiz yere ulaşabiliriz.
Ancak sistemi böyle formlu olarak kullanmanın bazı sakıncaları
vardır. En önemli sakıncası, orijinal kopya gerektiğinde önce
fotokopinin olduğu dosyaya gitmemiz halinde zaman kaybıdır. Bunu önlemek
için aynı sistem form doldurularak değil de fotokopi alınarak
uygulanabilir.
Zaman kaybını önleyebilmek için....
-
Temel olarak işlemler aynıdır.
Form yerine yazının fotokopisi ikinci derece önemli olan dosyaya
kaldırılır.
-
Yazının aslı üzerinde,
kopyanın kaldırıldığı dosyayı belirten bir kelime ya da cümle
varsa altı çizilir (yoksa uygun bir boşluğa dosya adı yazılır
ve altı çizilir) ve sağda uygun bir boşluğa 'X' işareti konur.
Bunun anlamı şudur; bu yazıya Çapraz Başvuru Sistemi uygulanmıştır
ve yazının kopyası ……….. dosyasındadır.
-
Yazının kopyası içinde
de asıl kopyanın bulunduğu dosya adı aranır (yoksa uygun bir boşluğa
yazılır) va altı çizilir. Yanına boşluğa 'X' işareti konur.
Bunun anlamı ise; bu yazıya Çapraz Başvuru Sistemi uygulanmıştır
ve yazının aslı …………. dosyasındadır.
Önemle vurgulanması gereken
nokta, bu sistemin uygulanması gereken belgeler oldukça sınırlı olmalıdır.
Aksi takdirde dosyalanacak belge hacmimiz iki katına çıkacaktır.
Yazan: Handan Kaylan
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
