|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Aranılan dosyalara giden kolay
yol
İki yıl önce rafa kaldırdığınız bir dosyayı
kolaylıkla bulabiliyormusunuz ? Eğer cevabınız hayır ise iyi bir
evrak kayıt sistemine ihtiyacınız olduğu bir gerçek. Böyle bir
sistemi kurmanın inceliklerini The Professional Secretary's Guidebook
-Profesyonel Sekreterin Kılavuzu adlı yayından aktarıyoruz...
Hangi yöntemi
kullanırsanız kullanın, karşılaşacağınız en büyük sorun
dosyayı alan kişinin kayıt işlemlerine uymasını ve imzalamasını
sağlamaktır. Büyük şirketlerde merkezi bir evrak kayıt grubu
çalışır. Dosya alışverişlerini kontrol altında tutarlar,
imzalanmalarını ve mutlaka geri getirilmelerini sağlarlar. Eğer
şirketiniz küçükse, dosya kayıtlarını tutma sorumluluğu
sizde olabilir.
Her çalışanın dosyaları alıp kullanabileceği bir ortamda görev
yapıyorsanız, herkes imza atma (ve geri getirme) sorumluluğunu
üstlenmelidir. |
Evrak Kayıt İşlemleri
Aradığınız bir dosyayı bulamayıp da yanlış bir yere mi konmuş
olabileceğini araştırdığınız ama sonuçta dosyanın kaybolduğunu
anladığınız ve hiç kimsenin de nerede olduğunu bilmediği bir
durumla mutlaka karşılaşmışsınızdır.
Bu sorunu çözmenin en iyi yolu aşağıdakileri içeren bir sistem
kurmaktır:
1- İmza formları
2- Evrak kayıt defteri ve kayıt işlemleri
İmza Formları
Dosyaların yanında bulundurulan küçük bir not defteri ve kurşun
kalemden oluşabilir. Ya da dosya boyutlarında bir kart biçiminde olup,
alınan dosyanın yerine konan bir form olabilir. Bu yöntemin fazladan
bir avantajı daha vardır ki kaç dosyanın alınmış olduğunu kolayca
görebilirsiniz. Ayrıca, listeye bakmadan da hangi dosyanın yerinde
olmadığı anlaşılabilir.
Evrak kayıt defteri
Kayıt defterleri dosyaların izini sürebilmeniz için son derece yararlı
araçlardır. Özellikle dosyalar departman dışına çıkarılacağı
zaman. Kayıt defteri bir evrağın nereye gönderildiğini, gidiş
tarihini, kimlere ve hangi departmanlara dağıtıldığını ve belirli
zamanlarda düzenli olarak yapılan dolaşım planını içerir. Aynı işlemleri
malzeme kayıt defteri tutmak için de kullanabilirsiniz.
Sistem yürümüyorsa…
Eğer şirket çalışanları, mesai arkadaşlarınız belirlenen sistemin
kurallarına uymuyorlar, dosyalar sık sık kayboluyor ve yanlış yerlere
konuyorsa konuyu yöneticiniz ile konuşmalısınız.
Durumu yöneticiniz ile tartışmadan önce, sistemin nasıl iyileştirilebileceği
hakkında kendi düşüncelerinizi hazırlayın. Karar verme aşamasında
yöneticinize yararlı olabilecek ve şirket kayıtlarının güvenliği
ve düzeni konusuna ne kadar önem verdiğinizi gösterecektir.
Kaynak: The Professional Secretary's Guidebook, Cary Cohen
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
