|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Dosyalanacak belgeye uygulanacak
işlemler
 Bir
evrak yönetici ya da ilgili kişi tarafından incelendi. Gerekli işlemler
yapıldı ve dosyalanmak üzere masanıza geldi. Şimdi ne yapmalı ?
Uzmanımız Handan Kaylan, bir evrakın dosyalanıp raflara kaldırılmadan
önce mutlaka yapılması gereken işlemleri anlatıyor.
Kontrol: Dosyanın üzerinde "dosyalanacak notu var mı ?
Dosyalanmak üzere sekreterin ya da dosyalama işini yapacak kişinin
masasına gelen evrakın üzerinde mutlaka "dosya", "dosyasına",
"dosyalanabilir" gibi bir not olmalıdır. Böyle bir not yoksa,
hemen ilgilisine yeniden teslim etmek gerekir.
Fihristleme: Çapraz başvuru fişleri unutulmamalıdır
Değişik dosyalara kaldırılması mümkün olan belgelerin, en önemli
veya birinci derecede ilgili başlığın altında fihristlenmesi ve diğer
isim ve konulara da çapraz başvuru fişlerinin (Bak Fişleri)* yerleştirilmesi
gerekir.
*Bu fişlerin üzerinde kısaca sözkonusu belgenin
kimlik kartı bilgileri yazar. Tarihi, nereden geldiği, kime verildiği,
kısaca konusu ve aslının olduğu dosya adı bulunur. Bak fişleri, asıl
yazının kaldırıldığı dosya dışında başka dosyalara da girmesi
gereken belgeler için kullanılır. Yani "diğer dosya ya da
dosyalarda" Bak Fişleri vardır.
Kodlama: Arşiv çalışmalarında sizi kurtaracak araç
Fihristleme sırasında seçilen başlığa "kod" denir. Örneğin,
satış dosyasına kalkacak bir belgenin üzerine "SAT" notu kurşun
kalemle yazılabilir. Kodlama sayesinde dosyasından çıkarılan bir
belge işi bitince aynı işlemleri yapmaya gerek kalmadan direkt ilgili
dosyasına kaldırılabilir.
Gruplama: Belgelerden takım oluşturun
En son kodlama aşamasından geçen belgenin, kodlarına göre alfabetik sıraya
konulması ile başlar. Böylece aynı dosyaya girecek belgeler biraraya
getirilmiş olur ve dosya tekrar tekrar çıkarılmaz, zaman ve emekten
kazanılır.
Yerleştirme: Dosyalamanın püf noktası
Dosyalamanın en son ama belke de en önemli aşamalarından biridir.
Evrak son kez gözden geçirilir. Doğruluk kontrol edilir, yıpranmışlar
onarılır. (Uzun süreli korunması gereken belgelere özellikle dikkat
edilir, örneğin faks kağıdının üzerindeki yazılar zaman içerisinde
silindiği için fotokopileri alınıp muhafaza edilmelidir.) Tarih sırası
gözetilerek (son gelen en üstte olacak şekilde) yerleştirme işlemi
yapılır.
Yazan: Handan Kaylan
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
