|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
En Yaygın Dosyalama
Sistemlerinin Avantaj ve Dezavantajları
Dosya ve kayıt sistemleri iş yaşamının kalbidirler. Ofis personeli
olarak her bir sistemin nasıl çalıştığını bilmek görevinizin bir
parçasıdır. Böylece, eğer gerekiyorsa, mevcut sisteminizde bazı düzeltmeler
yapmayı yöneticinize önerebilme konumunda olursunuz.
Bununla aynı oranda önemli olarak, bilgili olmanız yöneticiniz tarafından
daha az yönlendirilmeye ihtiyacınız olduğu anlamına gelir ki bu da
ona başka işlerle ilgilenmek için zaman kazandırır.
Alfabetik Dosyalar
Klasör dolapları genellikle harflere bölünmüş indekslere göre hazırlanır.
Klasörler de isimlere veya konulara göre yerleştirilir.
Yapacağınız ilk şey, klasörün içinde isimlere veya konulara göre
aynı harfli dosyaları toplamaktır. Örneğin; Acme Şirketi, Albright
Şirketi ve Action Mühendislik Danışmanlığı ile ilgili sipariş
formları "A" harfli klasörün içine aynı dosyaya yerleştirin.
Aynı şirketin beş veya daha fazla evrağı olduğunda her bir şirket için
ayrı dosya tutarsınız. Yazışmalar bir miktar birikene kadar
beklemekle bir tek evrağa bütün bir dosyayı ayırmamış olacaksınız.
Bundan başka, yeni bir dosya başlatma sayısını düşük (bu örnekte
beş) tutmakla, "A" klasörünün içinde çok fazla sayıda
dosya toplanmasını engellersiniz.
"A" harfiyle başlayan şirketler için ayrı ayrı dosyalar
tutup, kendi içlerinde de alfabetik sıraya koyduktan sonra çeşitli şirketler
için "A" klasörünüz oluşmuş demektir. Aynı işlemi diğer
harfler için de uygularsınız.
Alfabetik dosyalama (ve sayısal dosyalama) "ayırıcılar"
(seperatörler) kullanarak raflarınızı bölümlere ayırmanız anlamına
da gelir. Ayırıcılar harfleri, başlıkları ve altbaşlıkları gösterirler
ve belirli aralıklarla yerleştirilirler.
Kaynak: The Professional Secretary's
Guidebook, Cary Cohen
(1) 2 3
4
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
