|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
İhtiyaca yönelik en iyi sistemi
geliştirme
Bir dosyalama sistemi geliştirirken veya gözden geçirirken nelere
dikkat etmelisiniz? Temizlik planı nedir en iyi sistemi nasıl geliştirirsiniz?
İşte Professional Secretary's Guidebook, (Profesyonel Sekreterin
Elkitab)'nın yazarı Cary Cohen'in önerileri
Bir dosyalama sistemi geliştirirken veya gözden geçirirken, bu sistemle
ilgili herkesin gereksinimlerini daima aklınızda tutun. Bu da demektir
ki, sistemi kullanacakların yanısıra bilgiyi üretecek insanların
da görüşlerini almalısınız.
TEMİZLİK PLANI :
Hem ticari, hem de hukuki açılardan kayıtların ne kadar bir süre için
tutulmaları gerektiğini araştırın. Bu yolla bir 'temizlik' planı
geliştirilebilir ve kullanım süreleri geçmiş dosyaları ayıklayabilirsiniz.
MALZEME ARAŞTIRMASI:
Dosyalar için kullanılan malzemeler hakkında bilgi edinin. Fazla evrak
grubu için geniş klasör, diğerleri için ince klasör gerekir.
Olabildiğince standart boyutlu kağıt kullanın ki normal klasörlere sağabilsin.
SINIFLAMA YAPIN:
Eğer fazla sayıda dosya kullanıyorsanız, çeşitli renklere göre sınıflamalar
yapın. Büyük kuruluşlarda kullanılan renkli dosyalama planı ve
etiketler, dosyalama süresini azaltmış ve yanlış dosyalamaları
belirli bir ölçüde ortadan kaldırmıştır.
Bu klasörleri muhazafa edeceğiniz yeri de gözönünde bulundurun çünkü
onları kullanmak isteyenlerin kolaylıkla ulaşabilmeleri gerekir.
Eğer yeni malzeme alımı konusunda görevli iseniz, şu noktalara dikkat
edin:
* Dosyalar kullanışlı türden olmalıdır.
* Ofis dekoruna ve şirketin koymuş olduğu standartlara uygun olmalıdır.
* Şirket çalışanları sık sık kullanılan kayıtlara ulaşırken
sandalye ve merdiven kullanmak zorunda kalmamalıdır.
* Dosyaların yerleştirildikleri raf ve dolapların arasında yeterince
boşluk bırakılmalıdır.
* Tekrar tekrar satın alma ya da içlerinde büyük değişiklikler
yapmak zorunda kalmayacağınız boyutlarda olmalıdır.
Kaynak: Professional Secretary's Guidebook, Cary Cohen
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
