|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Dosyalama Sistemleri (1)
Çeşitli yollarla (faks, e-mail, kurye, kargo, mektup…) şirkete giren
tüm belgelerin biraraya getirilmesi işlemine dosyalama; bu dosyalar ve
diğer tüm materyallerin sırasına ve süresine göre saklanması işine
de arşivleme diyoruz.
Dosyalama işinde 3 ana amaç vardır:
- Dosyaların eksiksiz hazırlanması.
- Belli gruplara ve sıraya göre, düzenli bir şekilde muhafazası.
- Bu belgelerin ilgililerce kolayca bulunması.
Dosya düzenlenmesinde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin birarada
bulunmasını, aranan belge ve dosyaların en kısa sürede bulunup
isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmaktır. Ayrıca
dosyalama sistemi kurulurken, dosyaların arşive transferi için de esas
ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenleme yapılması gerekir.
Dosyalama Sistemleri
- Alfabetik Dosyalama Sistemi
- Kronolojik Dosyalama Sistemi
- Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi
- Numaralı Dosyalama Sistemi
- Karma Dosyalama Sistemi
1- Alfabetik Dosyalama Sistemi
Dosya isimlerinin esas alınarak, dosyaların alfabedeki harf sırasına göre
dizilmesidir. Bu sistemde kişilerin isimleri yerine telefon rehberinde
olduğu gibi soyadlarının esas alınması daha uygundur.
Personel özlük bilgileri, öğrenci dosyaları, müşteri dosyaları ile
şirket ya da kamu kurumunun iş kaptığı firma dosyaları genellikle
alfabetik sisteme göre düzenlenmektedir.
Bu sistem; basittir, güvenilirdir ve az hata yapılır. Dikkat edilmesi
gereken önemli nokta; bu sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların
kişi ya da firma adıyla isteniyor olması gerekir.
2- Kronolojik Dosyalama Sistemi
Bu sistemde esas olan dosyaların tarihidir. Dosyalar; yıllara, yıllar
aylara, aylar da gerekli ise haftalara ya da günlere ayrılır. Dolaplara
ve raflara bu şekilde yerleştirilir. Belgenin nereden geldiğinin,
nereye gittiğinin, konusunun hiçbir önemi yoktur. Önemli olan
tarihidir.
Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir, ancak dosyaların istenme
esasının tarihe dayalı olması önemli bir önkoşuldur.
(1) 2
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
