«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «Dosyalama

İyi Bir Dosyalama Sisteminin Özellikleri

• İyi bir dosyalama sistemi BASİT olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sistemi AKILCI olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sistemi TUTARLI olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sistemi DİREKT olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sistemi KULLANIŞLI olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sistemi ESNEK olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sistemi EKONOMİK olmalıdır.

• İyi bir dosyalama sisteminde TRANSFER KOLAYLIĞI olmalıdır.
  
  

DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİMİ

• Sistem ihtiyaca uygun olmalıdır.

• Dosyalar kolaylıkla tanınabilmelidir.

• Evrakın kolay ve süratli dosyalanması ve

• Dosyaların da kolaylıkla bulunabilmesi gerekir.

• Hatalı dosyalama minimuna inmelidir.

• Dosyalama işini yapan kişinin hafızasına fazla ihtiyaç duyulmamalıdır.

• En basit malzemelerle bile dosyalama sistemi kullanılabilmelidir.
  
  

DOSYALAMANIN İYİ YÜRÜTÜLEBİLMESİ İÇİN GEREKLİ KOŞULLAR

• Her şeyden önce işe yeterli ve deneyimli kişiler bulunarak başlanmalıdır. Bu kişiler ilgilendikleri konularda iyi bir eğitim görmeli, aynı zamanda devamlı olarak ve yalnızca dosyalama ve evrak işleri ile görevlendirilmelidirler.

• Dosya işlerinin başında iyi bir yönetici bulunmalıdır.

• Kurallar standart bir hale getirilmelidir.

• İyi bir kontrol sistemi kurulmalı, periyodik raporların yardımı ile işlerin daha iyi ve verimli bir hale getirilmesi temin edilmelidir.
  

Kaynak: Büro Yönetimi ve Dosyalama Teknikleri, M.Altınöz-A.Ediz