|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Dosyalama
sistemleri ve en uygun sistemi bulmak
Evraklar, dosyalar, arşivleme. Peki gelen bir
belgeyi hangi dosyaya dahil etmeli ? Dosya isimleri neye göre
belirlenmeli? Sizden bir dosya istendiğinde her defasında o belgeye ulaşmada
güçlük çekiyorsanız ne yapmalı?
Mektuplar, faturalar, belgeler. Bir işyerinde her gün onlarca yazılıdöküman
üretilir. Bu belgelerin gerektiğinde başvurmak üzere saklanması belli
bir sistem içinde bir araya getirilmesi ve yine belli bir sistemda
dosyalanması dolayısıyla da arandığı zaman rahatlıkla bulunabilmesi
gerekiyor. Ve bu işini sorumluluğu da hemen her işletmede yöneticilerin
sağ kolu olan sekreterlerin görev alanına giriyor. Üstelik, dosyalama
ve arşivleme bir çok sekreterin kabusu haline geliyor. Zira kötü bir
dosyalama sistemi hem işlerin istendiği gibi yürümesini
engelleyebileceği gibi hem de ofis içerisinde klasör yığınlarının
birikmesine kolayca yol açabiliyor. İşte bu tür hayatta hiç de karşılaşmak
istemidiğini durumları ortadan kaldırmak için size önce dosyalama
sistemlerini tanıtıp sonra da en iyi sistemi nasıl seçebileceğini
anlatmaya çalışacağız. Ama işe önce işin ABC'si olan dosyalama
kavramının kendisinden başlayalım.
Dosyalama nedir?
İşletmeye çeşitli yollarla gelen ya da işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi
için kendi bünyesinde oluşturduğu her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme
alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli
bir düzen içinde saklanma DOSYALAMA işidir. Yani siz siz olun ve bir
belgeyi gereksiz diye çöpe atmadan şöyle bir durup baştan iyi düşünün.
Çünkü yöneticiniz çöpte çoktan yeniden dolaşıma girmiş olan bir
belgenin biran önce masasında olmasını isteyebilir.
Varolan dosyalama sistemlerini tanıyor musunuz? Daha da önemlisi
kullandığınız sistem içerisinde kayıp mı oluyorsunuz?
Evinizdeki kitapları kütüphanenize koyarken nasıl bir yöntem
izlersiniz ? Nasıl ki evimizdeki belgeleri bile ya isim ya konu ya da başka
bir kritere göre saklıyorsak işyerindeki belgeler de belli bir mantıkla
arşivlenir. İşte bunlardan en önemlileri;
- Alfabetik sıraya göre
- Konularına göre
- Kronolojik sıraya göre
- Coğrafi esasa Göre
- Numara sırasına göre
- Karma dosyalama
Peki uygun bir dosyalama sistemi nasıl seçilir?
Sizden şirketinizde üç yıl önce çalışmış olan Ebru Kılıç'a
ait bir dosya istendi. Ebru Kılıç'a ait dükamanları arıyor ve bulamıyorsunuz.
Bu dosyalama konusunda başınıza gelebilecek en basit örneklerden biri.
Ama buna benzer durumllar hem vaktinizi alabilir hem de size gereksiz yere
sıkıntı verir. Hem de doğru bir system kullanılmadığını ortaya
koyar. Peki ne yapmalı ?
Mevcut bir sistem yoksa:
Kişinin kendine en uygun sistemi seçmesi ya da en iyi kullanabildiği
sistemi seçmesi maalesef mümkün değildir. Bu nedenle şirkette
belgeler neye gore isteniyorsa ona gore bir sistem seçilmedir. Size gelen
mektupların hangi şehire ait olduğu önemli ise alfabetik bir sıralama
yapmanın bir anlamı olmayabilir.
Mevcut bir sistem var ama yeterli değilse:
Önce mevcut dosyalama sistemlerini inceleyip değerlendirin. Mecut sistem
iyi bir sestemin sahip olması gereken sistemleri taşımıyorsa o zaman
en uygun sistemi seçerek (evrak işleme özelliğine gore) ve uygulamaya
koyabilirsiniz. Örneğin insanların kişi özlük hakları dosyalanır
ve muhtemelen bunlar numaralı sisteme gore dosyalanmıştır. Bu durumda
desimal sistemi kullanmanız mümkün değildir. Ebru Kılıç olarak
arama yaptığınızda bu belge bulunmaz çünkü sicil numarasına gore
dosyalama yapılmıştır.
Yazan : Handan Kaylan
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
