|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Dosya Planı Oluşturma
Dosya sisteminin saptanması için
mutlaka bir araştırma yapılmalıdır.
-
Düzenleme konuya göre yapılmalı
ve şirket yapısının ve görevlerinin gerektirdiği durumlarda
konuya göre açılmış dosyaların düzenlenmesinde numerik,
alfabetik, kronolojik veya coğrafi sistemlerden yararlanılmalıdır.
-
Dosyalar 'tek konu tek
dosya' ilkesine dayanılarak açılmalı, aynı konu ile ilgili bütün
belgeler bu esasa göre açılmış bir tek dosyada toplanmalıdır.
-
Numaralama işlemi, düzenlemeden
ayrı olarak düşünülmeli, önce düzenleme ve ana dosya planı
saptanmalı, daha sonra en uygun numaralama şekli seçilmelidir.
-
Dosya açılması, işleme
verilmesi, saklanması, işlemden kaldırılması gibi aşamalara ilişkin
yetkiler, dosyaların tutulduğu birim evrak veya dosya servisine ait
olmalı, sürekli olarak bir şubede kullanılması gereken bazı
dosyaların o şubede saklanmalıdır.
-
Şirketin bütününü
kapsayacak, evrak dosya sisteminin ve dosya planının sahibi ve geliştiricisi
olacak ve merkezi sorumluluk taşıyabilecek bir görevli
belirlenmelidir.
Konuların saptanması
Şirketin ana dosya planları, bir araştırmaya dayandırılmalıdır. Bu
araştırma ve kuruluşun uğraştığı ana konular ve bu ana konuların
alt bölümleri tek tek dosyaların açılmasına esas olacak en alt gruba
kadar inilerek tespit edilmelidir.
Numaralama
Ana konuların numaralandırılmasında imkanlar oranında konuyu
anlatacak harf/(ler) kullanılmalıdır.
Planı Düzenleme
Ana dosya planının geliştirilmesi görevi, şirkette evrak ve dosya işlerinde
merkezi sorumluluk taşıyan kişi tarafından, organizasyon ve metod
biriminin danışmanlığından da yararlanılarak yürütülmelidir.
Büro Yönetimi ve Dosyalama Teknikleri,
M.Altınöz-A.Ediz
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
