|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Ne kadar sık dosyalama yapmalıyız?
Bazı bürolarda insanlar bir dosya gruba bakarlar,
bir çekmeceden diğerine koşarlar, bir dosyadan diğerine geçerler ve
evrak üstüne evrak tararlar. Bazı bürolarda ise insanlar, sanki az
once elleriyle koymuş gibi aradıkları belgeyi bir kerede bulurlar. Peki
nasıl ?
Dosyalama dendiğinde aklıma sık sık lise yıllarım gelir. Her sınıfta
mutlaka iki tip öğrenci vardı. Bunlardan bir kısmı öğretmenlerin
verdikleri ev ödevlerini her gün evlerine gidince düzenli olarak
yaparlardı. Bazıları ise nasıl olsa vakit var deyip son güne kadar
bir daha o defterin kapağını açmazdı. İşlerini günlük olarak
yapanların işyerinde daha düzenli iş yaptıklarını sonradan anladım.
Günlük dosyalama yapılması…
Çok sayıda insan, malzemenin dosyalanmasını uzun bir süre ihmal eder.
Belgeleri, masaların ve dolapların üzerinde, kutuların ve çekmecelerin
içinde bırakıp birikmelerine sebep olurlar ve ancak malzeme yağınlar
halinde göze batmaya başlağıdında eyleme geçerler.
Günlük dosyalama haftalık veya daha uzun süreli dosyalamadan daha
iyidir. Çünkü, her şeyin başında, en çok istenen belgeler en yeni
belgelerdir. Bunları büyük ve çeşitli dosyalanmamış evrak arasında
aramak yavaş ve yorucu bir iştir.
|
!UNUTMAYIN
Günlük yapılan bir dosyalama işlemine
ayrılacak zaman 5-15 dk arasında değişiyorken, haftalık ya da
aylık periyodlarda yapılacak dosyalama işine ayrılacak zaman
saatlerle ifade ediliyor. Akşam çıkmadan önce masamızı
toplarken ayıracağımız bir 5 dk, kabusumuz haline gelen
dosyalama işinin sıkıntısından bizi kurtaracaktır. |
Günlük dosyalamaya zaman ayıramıyorsanız…
Belgelerimizin kontrollerini yapmalı, zaman bulduğumuzda dosyalarına
kaldırıyorken işimizi kolaylaştıracak işlemleri uygulamalıyız.
Üzerinde “dosya”, “dosyasına”, “O.K.” gibi notlar bulunan
yani yapılan işlemler bitmiş ve gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere
dosyalara kaldırılması gereken belgeler masamıza geldiğinde;
-
Gerçekten yapılması
gereken tüm işlemlerin bittiği kontrol edilmeli, bitmemiş işlemler
varsa ilgilisine tekrar ulaştırmalıdır.
-
Uygun bir köşeye, kaldırılacağı
dosya adı veya kod no.su yazılmalıdır. Bu durumda dosyalama işi
yaparken belgeyi tekrar gözden geçirmek zorunda kalmayız. Zaman
kazanırız.
-
Dosyaya kaldırmaya hazır
bir belge, bu işi yapmak için daha geniş bir zaman dilimi doğana
kadar ayrı bir çekmece ya da evrak rafında muhafaza edilmelidir.
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
