|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Dosyalamanın da kendi
terminolojisi vardır
Dağıtım mı dolaşım mı ? İmza atmak mı
parafe etmek mi ? Evrak yönetiminin de kendine göre bir dili vardır.
Kullanılan terminolojiyi iyi bilmemiz yöneticimizi de daha iyi anlamamıza
ve işimizi anlatmamıza yardımcı olacaktır.
| Her
belgenin bir hikayesi vardır. Ve
bu hikaye belge şirkete girdiği anda başlar. Faksla, teleksle,
elden, kurye ile ya da elektronik posta olarak gelen belge artık
doğmuştur. Ya da doğum direkt firma içinde gerçekleşmiştir.
Belgenin kaydedilmesi, ilgili birime gönderilmesi, orada işlem
yapılması, belki başka kişi ya da birimlere havale edilmesi,
cevap yazılması (aile genişliyor)…..vs tüm bu işlemler işte
o belgenin hayatını oluşturur. Ve hayat arşivde de devam eder.
Ta ki kanunen saklanması gereken süre dolup da imha edilene
kadar... |
Evrak yönetimi belgeleri dosyalamaktan mı oluşur?
Belgenin başından geçmesi gereken tüm işlemlerin yönetimi,
organizasyonuna evrak yönetimi diyoruz. Evrak yönetimi bir belgenin oluşması
ile başlar ve o belgenin saklama süresinin kanunen dolmasına kadar
devam eder. Evrak yönetimini sağlıklı yürütebilirsek dosyalama
sistemimizin de mükemmel bir şekilde oturması ve işlemesi kaçınılmazdır.
Ancak bunun için en başta evrak yönetiminin terminolojisini bilmek
gerekir.
"Dağıtım" mı, "dolaşım" mı?
"Dağıtım" işlemi görecek evrak(belgeler)ın, dağıtılacak
kişi listesine göre kopyası çıkartılır. Beş kişiye dağıtılacaksa,
ekleri dahil toplam 5 kopya yapılır ve her kişiye, oluşturulan
set'lerden eksiksiz verilir. Sözkonusu dağıtım listesi elimizde kalan
orijinal kopyanın en uygun yerine yazılır ve kopyaların verildiği
tarih not edilir. Hatta bazen karşı taraftan isimlerinin karşısına
paraf atmaları istenir. Böylece elimizde kalan orijinal kopyanın üzerinde,
bu belgelerden kimlere hangi tarihte verildi bilgisi mevcut olacaktır.
"Dolaşım" işlemi görecek evrak, dağıtım işlemi gören
evrakın aksine kesinlikle çoğaltılmaz. Yine bir isim listesi
mevcuttur. Sözkonusu listedeki kişilere sırasıyla orijinal evrak
gider, yazıyı gören kişi –eğer arzu ediyorsa ve gerekliyse ilgili
yerlerin fotokopisini alır- listede isminin karşılığını "gördüğüne
dair" parafe eder ve kendisinden sonra gelen kişiye teslim eder.
Evrak tüm listeyi dolaştıktan sonra ilk çıktığı departmana gelir
ve orada dosyalanır.
Klase etmek: Dosyalama işi yalnızca dosyaya kaldırmak değildir.
İşi biten evrakın dosyasına kaldırılması klase etmek olarak adlandırılır.
Parafe etmek/paraf atmak (küçük imza): İmza değildir fakat
imza yerine özellikle şirket içi yazışmalarda kullanılır.
Genellikle yöneticilerin isminin ve soyisminin başharflerinden oluşan
'küçük imza'dır.
Yazan: Handan Kaylan
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
