|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
ETKİLİ DOSYALAMA İÇİN 8
ALTIN KURAL
İyi işleyen bir dosyalama sistemi geliştirmenin
birinci adımı, öncelikle nelerin dosyalanıp nelerin dosyalanmayacağının
belirlenmesidir. Aşağıdaki kuralları başlangıç noktanız olarak
kullanın. Sonra bu konuyu yöneticinizle de tartışarak evrak yığınını
azaltmak için ilave kurallar geliştirebilirsiniz.
MASANIZI DÜZENLEYİN
Masanızı olabildiğince temiz tutmaya çalışın. Masanızın üzerinde
evrak birikmeye başlarsa, her şeyi yerli yerinde bulmak güçleşir ve
önemli bir evrak kaybolabilir.
PLANLAMA YAPIN
Belirli bir dosyalama planı geliştirin. Örneğin, dosyalama işi için
her iki haftada bir yarım gün veya her ay bir tam gün ayırabilirsiniz.
Böyle günlerde sadece bu işe yoğunlaşarak daha etkili çalışırsınız.
Dahası, dosyaların içine fazladan konmuş nüshaları ayıklayıp
atabilirsiniz.
BEKLEME DOSYASI OLUŞTURUN
Hemen dosyalanıp kaldırılması gerekmeyen evrak için bir "bekleme
dosyası" oluşturun. Eğer yöneticiniz hangi yazışmaların gelen
evrakın, notların ve raporların ayıklanması gerektiğine kendisi
karar vermek istiyorsa, bu "bekleme dosyasını" birlikte doüzenli
olarak gözden geçirin.
Her şeyi didikleyin ve "ölü" ya da gereksiz şeyleri atın.
HER YÖNETİCİYE AYRI DOSYA
Birden fazla yönetici ile çalışıyorsanız, hepsi için ayrı evrak
rafları kullanın. Böylece bir şey aramanız gerektiğinde, bakmanız
gereken evrak sayısı azalmış olacaktır. Ayrıcı her yönetici için
birer "bekleme dosyası" oluşturun ve her birinin kendi dosyası
ile ilgili olarak nasıl bir uygulama istediğinden emin olun.
EVRAK TRAFİĞİNDE BOĞULMAYIN
Masanızın üzerinde veya yakınında bir "gelen evrak sepeti"
bulundurun. Patronunuzun veya diğer çalışanların evrakı rastgele bir
yerlere koymalarından kurtulursunuz. İsterseniz "giden evrak",
"daktilo edilecekler", "dosyalanacaklar" vs. için de
sepetler kullanabilirsiniz.
TEKNOLOJİDEN FAYDALANIN
Teknolojik yeniliklere açık olun. Günümüzde bilgisayarlar daktiloların
yerini almaya başladı. Dosyalarda saklanan bilgiler artık disketlerde
saklanıyor. Eğer fırsatını bulursanız değişikliklerden geri kalmayın.
AMACINIZI UNUTMAYIN
Sisteminizi daha iyiye götürmenin yollarını aramaktan vazgeçmeyin.
Bazı şeylerin neden dosyalarda saklandığını ve hangi sorunları çözmede
kullanılıyorlarsa, o sorunları çözmenin daha iyi yolları olup olmadığını
görmek için dosyaları sık sık başkalarıyla birlikte kontrol edin.
Kaynak: The Professionel Secretary's Guidebook'tan alınmıştır
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
