«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «Dosyalama

Yazılı dökümanlarınıza hakim olmanın anahtarı: DOSYA YÖNETİMİ

Bu bölümde bulabileceklerinizin ana hatları

1. Birden fazla dosyayı ilgilendiren belgeye uygulanması gereken işlemler nedir ?

2. Gereksiz dosyalamayı nasıl önleriz.

3. Dosyalama sistemleri nelerdir ?

4. Dosyalama organizasyonları nelerdir ?

5. N'olur n'olmaz, her ihtimale karşı kopyaları ortadan kaldırılarak evrak sirkülasyonu nasıl azaltılır.

Eskiden bir büro ya da işyerine girdiğinizde gözünüze ilk çarpan şeylerden bir tanesi etraftaki kağıtlar, raflardaki boy boy dosyalar olurdu. Bilgisayarların devreye girmesiyle bu durum hayli değişti. Artık, kara kaplı dosyaların yerini bilgisayarlar ekranları almış gibi gözüküyor.. Ancak mektuplar olsun, imzalı belgeler olsun bilgisayar ortamında saklanması mümün olmayan hala bir çok belge var. Üstelik, ABD'de yapılan bir araştırma hala dosyalamanın yüzde 95'inin kağıt üzerinde saklandığını ortaya koymuş. Ve bu belgelerin bir düzen içerisinde saklanması şart. Üstelik, bilgisayarınızda bile saklıyor olsanız dökümanlarınızı arşivlemek için kendinize bir sistem bulmanız kaçınılmaz. Dosyalama ve Arşivleme bölümü size dökanlarınızı saklamanın etkin yollarını göstermeyi amaçlıyor. Bu bölümde dosyalama sistemleri ayrıntıları ile anlatılarak kişinin kendisine en uygun olan yöntemi bulmasına yardımcı olmak hedefleniyor.

İyi bir dosyalama yönetimi size neler kazandıracak?

1. İhtiyaç duyduğunuz bir belgeyi kolayca bulmanız mümkün olacak. Böylece sizden 2 yıl öncesine ait bir evrak istendiğinde, nerede olduğunu nasıl bulacağınızı bildiğiniz için gereksiz yere panik olmayacaksınız.

2. Her bir dökümanın kaldırılacağı dosya belli olduğu için masanızda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak. işlemi biten belge, ilgili dosyasına kolay kaldırılacak.

3. Bir iş arkadaşınız sizden bir belge istedi. Hepimiz çok iyi biliyoruz ki o dosya size hiç geri dönmeyebilir. İyi bir dosya yönetimi geçici olarak başka birine ya da başka birimi verilen dosyanın / belgenin kaydını tutar ve iadesini sağlar.

4. Bazı nsanların ofisine girdiğinizde ya da masalarının üstüne baktığınızda özenmemek mümkün değildir. Dosyalarınızı iyi bir şekilde yönetmek sizi de başkalarını kıskandıracak bir çalışma düzenine kavuşturabilir.

5. Böylece... Veriminizi yükseltir, Boşu boşuna zaman ve emek harcamanızı engeller
   
   Yazan : Handan Kaylan