«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «Zaman Yönetimi

Zaman Planlama Rehberi

• Kendinizi adayın (!!!)
• Gereğinden fazla plan yapmayın
• Diğerlerini de düşünün
• Düzenli olarak gözden geçirin

Zaman Planlama Süreci

• Temel görevlerinizi / işlerinizi belirleyin
• Öncelikleri saptayın
• Gereken zamanı hesaplayın
• Zamanı dağıtın
• Gerçekçiliğinden emin olun

Dağınık Bir Masa

Yanlışlar

• Her şeyin nerede olduğunu biliyorum
• Ben çok düzenli bir insan değilim
• İşimi zaten iyi yapıyorum
• Çok zeki olduğumun bir göstergesidir

Gerçekler

• Daha uzun süre çalışma
• Daha az biten iş
• Kaybetme
• Krizi besleme
• Sürünceme
• Stres

Gelen Evrak Kategorileri

• Aksiyon
• Başkasına aktarma
• Dosyalama
• Okuma
• Çöp

Telefon Konuşmaları

Planlama

Yapılması gereken telefon konuşmalarını, önem sırasına
göre belirleyin ve söyleyeceklerinizi önceden hazırlayın.

Bir Araya Toplama

Gün sonunda insanlar yoğun olacağı için daha az konuşma eğiliminde olabilirler. Bütün konuşmaları bir araya getirerek, öğle yemeğinden önce ya da akşama doğru yapın.

Zamanlama

Bir kum saati alıp karşınıza koyun. Konuşmalarınızı üç dakikaya sığdırmaya çalışın.

Yazarken Zaman Kazanın

Netlik, Basitlik ve Kısalık İçin Aşamalar

Düşünün, yazmaktaki amacım nedir? Mesajın altını çizin. Mektup cevaplandırıyorsanız can alıcı noktasını belirleyin. Cevaplandırılması gereken temel sorunu saptayın. Okuru gözünüzün önüne getirin.

Liste Yapın

Belirtmek istediğiniz her düşünceyi bir kağıda dökün.

Sıralayın

Listesini yaptığınız düşünceleri mantıksal sıraya koyun. İlgisiz görünenleri atın.

Okurken Zaman Kazanın

• Başlığa bakın
• Yazarın hedef ve yöntemlerini belirttiği giriş bölümüne göz atın.
• İçindekiler sayfasını gözden geçirin ve her bölümdeki ana noktaları saptayın.
• Sizi yakından ilgilendiren konuları ayrıntılarıyla okuyun.
• Not alın, mesaj sizin bir parçanız olsun.

Hızlı Okuma Teknikleri

• Dudaklarınızı oynatmayın
• Gözlerinizi ileri hareket ettirin
• Yazıyı atlayarak okuyun

Yapıcı Davranışın Esasları

• Konuyla ilgilenin ve dürüst olun.
• Kişilere değil, sorunlara odaklanın
• Eşit kişiler gibi müzakere edin
• Israrlı olun

‘HAYIR’ Diyebilmek

• Hayır derken nazik fakat kararlı olun

• Mümkünse hemen hayır deyin. Emin değilseniz zaman kazanmak için düşüneceğinizi söyleyin

• Vaktinizi kesinlikle daha değerli bir işte kullanabileceğiniz durumlarda hayır deyin.

• Nazikçe neden göstererek hayır diyebileceğiniz gibi, hiçbir neden vermeyebilirsiniz.

• Hayır diyebilmeniz, dediğiniz kişi ile aranızdaki konuma da bağlıdır.

• Unutmayın, aşırı yük, başarısızlığa yol açar ve sağlığınızı bozar.

Kesintiler

• Baştan zamanı belirleyin. (Örneğin, “Beş dakikam var, bu yetmezse daha sonra görüşelim” deyin.)

• Görüşeceğiniz kişiye çok kısa bir süre sonra teslim etmeniz gereken bir proje için çalıştığınızı söyleyin

• Geçerken uğrayanlar için ayakta bekleyin. Onlar otursa bile, siz masaya dayanarak ayakta durun.

• Karşınızdaki kişinin ofisinde / odasında buluşmayı önerin

• Sohbet konularına hiç girmeyin

• Hemen konuya girin. Gerekirse, sözünü kesip sorunun ne olduğunu sorun.

• Karşınızdaki kişiyi dostça ve yardım sever bir tavır içinde dinleyin. Mümkün olduğunca yardımcı olun.