Zaman Zamandır...
Sekreterin büyük bir kısmına tanınan süre içinde
bitirebileceğinden fazla iş verilir. Başarılı bir sekreterin bu süre
içinde yapması gereken en önemli işi bitirir ve kalan zamanda da –eğer
kalırsa- diğer işleri önem sırasına göre tamamlamaya çalışır.
Verilen işler arasında hangisinin önemli olduğuna karar verebilme
yeteneği etkin ve becerikli bir sekreteri diğer meslekdaşlarından
farklı kılan en önemli etkendir. Önemli olan bir diğer nokta da ‘en
önemli iş’ bitene kadar başka işlerle ilgilenmemektir. Bitmesine az
zaman kalmış (yani yarım yamalak) 4 iş yerine, bitmiş 2 iş çok daha
fazla makbule geçer.
Zaman hakkında söylenmiş bazı sözcüklere bakalım:
- Kesinlikle fazla zamanın olmaz.
- Zaman hemen yok olur ve saklanamaz.
- Zaman yerine yenisi konulamayan belki de tek şeydir.
- Zamanın yerini alabilecek başka bir şey yoktur.
Zamanı nasıl kullanacağını planlamak
Plan yapmak ve o planı uygulamak bazılarına diğerlerinden daha kolay
gelir. Bazen de zaman sınırlaması olan işleri hemen tamamlar ve işleri
kolayca tamamlayabiliriz. Öyle ki bir plan yapmaya gerek kalmaz. Ancak
her şeye rağmen zamanımızı planlamak kendimize daha fazla zaman ayırabilmek
anlamına gelir. Bu nedenle başarılı olabilmek için zamanımızı
planlamak zorundayız. Zamanımızı verimli bir şekilde kullanabilmek için
yapacağımız planlamada takip etmemiz gereken birkaç yol vardır.
Öncelikle kendimize “benim işim nedir?” sorusunu sormalıyız. İşe
başlarken bize mutlaka yapmamız gereken işlerin bir tanımlamasının
yapılması gerekir. Buna göre sorunumuzun cevabını daha kolay
bulabiliriz. İşimizde yapmamız gerekenleri aşağıdaki başlıklar altında
listeleyebiliriz.
-
Gelen mektup ve evrakın
okunması ve tasnifi.
-
Telefon etmek ve gelen
telefonların cevaplandırılması.
-
Ziyaretçilerin karşılanması.
-
Günlük işlerin ve
randevuların koordinasyonu.
-
Toplantılara katılım.
-
Dosyalama ve arşivleme işleri.
-
Gerekli bilgilerin edinimi
ve düzenlenmesi.
Bu işleri tamamlamamız yaklaşık ne kadar sürer, önce onu
hesaplamaya çalışmalıyız. Kendimiz için, yapmamız gerekenleri sıralayabileceğimiz
bir zaman çizelgesi oluşturmalıyız. Bu çizelgeyi kullanmaya başladığımız
zaman işleri ayırdığımız zaman dilimleri de ortaya çıkacak ve uzun
süre harcadığımız işleri daha kısa sürede bitirebilmek için yöntemler
geliştirme fırsatımız doğacaktır.
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
