«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «Zaman Yönetimi

Hiçbir işini 24 saate sığdıramayanlar için

ZAMAN YÖNETİMİ

Keşke bazen hiçbirşey yapmadan bomboş oturduğumuz saatleri saklayıp, yoğun iş günlerinde kullanmak mümkün olsaydı . Ama buna imkan yok ve bu nedenle yalnızca sekreterler değil tüm çalışanlar zamanını iyi yönetmek zorunda.

"Zaman yönetimi" 1970'lerden itibaren literature girdi. Bu konuyla ilgili yüzlerce kitap ve makale yayınlanmasına, çalışanlara binlerce ipucu verilmesine karşın bireylerin zamanlarını kullanma konusunda zaman zaman bonkör ve aldırmaz davrandıkları bir gerçek.
Sekreter.org olarak bireylerin zamanını kullanmadaki en önemli yanlışının "neyi amaçladıklarını" gözden kaçırmaları olduğuna inanıyoruz. Zamanın en iyi şekilde kullanılması, gün içerisinde iş saatleri sırasında ya da 24 saat boyunca tüm gününüzün dolu geçmesi olarak algılanmamalı yalnızca. Etkili bir zaman yönetimi, işteki ve genel olarak yaşamınızdaki hedeflerinize ulaşmaya yönelik zamanınızın en etkin şekilde kullanılmasıdır.

Bu nedenle işe, planlama yaparak değil tam tersi, neyi hedeflediğinizi düşünüp ortaya koyarak başlamalısınız. İkinci adım ise şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı sorgulamaktır. Hadi şimdi arkanıza yaslanıp önce amaçlarınızı sonra da bunlar için zamanınızı nasıl harcadığınızı bir düşünün ...

Amaçlarınızı bilmemize imkan yok ama işte zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin size ipucu verecek ve kendinize mutlaka sormanız gereken bir kaç soru:

1. İşinizi, görevlerinizi tam olarak tanıyormusunuz?

2. Yalnızca önünüzde büyük hedefler mi var yoksa işinizle ilgilili İrili ufaklı, değişik tipte hedefler belirlediniz mi?

3. Birbiriyle ilgili olan hedeflerinizi gruplayabiliyormusunuz?

4. İşlerinizi öncelik sırasına koymayı başarabiliyor musunuz?

5. Plan yapıyor musunuz? En kötü plan bile plansızlıktan iyidir, asla plansız çalışmayın.

6. Başladığınız bir işi tamamlamadan başka işlere mi geçiyorsunuz? Mümkünse bir işi bitirmeden başkasına geçmeyin.

7. İyi karar verebilmek için Muhakeme ve Sezgi Gücünüzü kullanıyor musunuz?

8. Bir dökümanı okurken ne kadar hızlı olduğunuzu hiç sorguladınız mı?

9. Özel işlerinizi büroda yapıyor musunuz?

10. Bir işe başlamadan önce kendinize bir yöntem belirliyor musunuz?

11. İşe zor olanlardan mı yoksa kolay olanlardan mı başlıyorsunuz?

12. Bazı işleri reddetmeyi, 'hayır' demeyi biliyor musunuz ?

13. Günün sonunda işlerinizi gözden geçirip ertesi günün planını yapıyor musunuz?