«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «Yazışma Örnekleri

İş Yazılarının Düzenlenmesi (1)

Ön Hazırlık

1. Mesajın amacını belirleme
2. Okuyucu (yazıyı alacak olan) gözde canlandırma
3. Mesajda bulunacak ana fikirleri belirleme
4. Ana fikirleri besleyecek bilgileri toplama
5. Fikirleri en etkili düzende organize etme
   

Karalama ile ilgili örnekler

1. Cevap için veya yazının hazırlanması için gerekli olan bütün bilgiler ve belgeler elinizin altında olsun.

2. Yazıyı temize çekecek olanın okuyabileceği okunaklıkta yazınız.

3. Sözcüklerin sonlarındaki ekleri (-nin, -ni, -miz, -me, -ne, …) belirgin şekilde yazınız.

4. Büyük ve küçük olarak yanlış, birbirine yakın (k/K, c/C, ı/I… gibi) harfleri büyük harfle yazarken dikkatli olunuz.

5. Satırlar arasında yeteri kadar açıklık bırakınız. Her iki taraftan da geniş marj bırakarak, yazınızın kolay ve atlatmadan okunmasına olanak veriniz.

6. İlk taslağınızda veya bilgisayarda çekilmiş yazıda düzeltme yapıyorsanız, bunların anlaşılır olmasına, karışıklık yaratmamasına özen gösteriniz.

7. Düzeltmeler için değişik renkte kalem kullanmanın, çoğu kez, yararlı olacağını göz önünde tutunuz.

8. Başka yerden alıntıları iyi bir işaretleme yöntemi ile belirlerseniz (temize çekenin yanlışlık yapacağından korkmazsınız) uzun uzun müsveddenize kopya edip zaman harcamanıza gerek kalmaz.

9. Eğer hızlı yazabiliyorsanız, karalamanızı bilgisayarda da yazabilirsiniz. Aklınıza geleni, daha kısa sürede yazabileceğiniz için el yazısına nazaran düşüncelerinize daha rahat bir akım sağlamış olursunuz.

10. Standart düzeltme işaretlerini kullanırsanız, yeniden yazılacak yazıların çabuk ve kolay yazılmasını sağlamış olursunuz.

11. Yazılarınızı tükenmez kalemle yazınız, kurşun kalem yazısı, ışıkta parladığı için okuma güçlüğü yaratır. Ayrıca ucu sık sık kütleşeceği için yazılar okunaksız olabilir.

12. Aynı yazının birkaç kez düzeltilip yeniden yazılması durumu sık sık ortaya çıkıyorsa, aksayan bir yön var demektir. Bunun nedenlerini bulup önleyici tedbirler almanız uygun olur.

1 2