|
| Üyelik Merkezi |
| Ücretsiz Üyelik » |
| Ticaret Merkezi |
| Mal ve İş Talepleri |
| Seri İlanlar |
| İhaleler |
| Fuar ve Etkinlikler |
| Duyurular |
| 2. El Pazarı |
| Kampanyalar |
| Açık arttırmalar |
| Üye Firmalar |
| Genel |
| Sektörler |
| İller |
| Vergi Takvimi |
| Tarihte Bugün |
| Yaşam Rehberi |
| Ticari Bilgi Merkezi |
| Hakkımızda |
| Reklam |
| Biz Kimiz |
| İletişim |
| Almanya Rehberi |
| Konsolosluk |
| Hastane ve Klinikler |
| Askerlik |
|
|
Gizli evrakla ne yapılmalı?
İşyerinde gizlilik içeren evrak belki de başınızı
belaya sokabilecek en önemli konulardan biridir. Zira bu konudaki bir
ihmal ya da özensizlik sizin bile tahmin edemeyeceğiniz kadar olumsuz
sonuçlara yol açabilir. İşte , üzerinde "gizli", "özel"
, "confidential" gibi ibarelerin bulunduğu evrak trafiğini nasıl
yönetebileceğinize ilişkin hayati öneriler...
Süleyman Demirel'e giden her mektup gizli midir?
Bir evrak aldığınızda zarfın üzerinde "gizli", "kişiye
özel", "confidential", "kişisel" gibi ibareler
varsa bu mektup sizin de bildiğiniz gibi gizli kategorisine girer. Örneğin
üst düzey yöneticiler arasındaki özel raporlar, insan kaynaklarının
değerlendirme yazıları ya da atamalara ilişkin değerlendirmelerin yer
aldığı dökümanlar genellikle gizlilik kapsamındadır. Ancak üst düzey
yöneticiler arasındaki her yazışmanın gizli olmadığı akıldan çıkarılmamalıdır.
Bu noktada yapılan en büyük hata kişinin statüsü yüksek olduğuda o
kişiye gönderilen her mektubun gizli gibi algılanmasıdır. Ve bu yanılgı
ile hemen bir "gizli" ibaresi vurulur. Oysa gizlilik, gönderilen
kişiye göre değil, yazının içeriğine göre belirlenmelidir!
| Gizli yazılı
bir evrakı cevaplarken siz de gizli ibaresini kullanmalısınız |
Gizli evrakı kim açabilir?
Eğer evrakı gönderen kişi konuyla ilgilenmesi için "Sayın Ahmet
Sencan," gibi kişi ismi kullanırsa, yazı Ahmet Sencan'a gidecek,
kendisi işlem yapılmak üzere harekete geçecek ya da birilerini görevlendirecektir.
Ancak yazı üzerinde "Gizli" veya "Özel ve Gizli"
ibaresi olsaydı. O zaman ismi yazılı kişiden başka hiç kimse bu yazıyı
açamazdı. Tabi yörneticiniz size gizli evrkalları açma yetkisi
vermemişse...
Gizli bir evrak gönderirken...
Eğer yazıyı gönderen, mektubu sadece ilgili kişinin görmesini
istiyorsa, o zaman "Kişiye Özel", "Çok Gizli" veya
"Kişisel" ibaresi konmalıdır. Bu tür yazıların makinadan
değil de el ile yazılarak çıkarılması daha uygundur.
| Eğer gelen
gizli evrak posta yoluyla gelmişse zarfı da mutlaka muhafaza
edilmeli. Çünkü kanunen yaptırımı olabilecek bir belge
olabilir. Böyle bir durumda da belgenin postaya verildiği tarih
çok onem kazanıyor. |
Gizli bir fax gönderirken...
Faks ile gönderilen yazıların üzerine hangi gizlilik derecesi notunu
yazarsanız yazın, bunun 'açık iletişim' olacağını unutmayın. Bu
konuda yapılan en büyük yanlış önce faksın çekilip sonra da o kişiye
telefon açılarak belgeyi alıp almadığının sorulmasıdır. Eğer
faks ile göndereceğiniz dökümanların gizli kalmasını istiyorsanız
mutlaka alıcıyı önceden arayararak faks makinasının başında
beklemesini sağlamalısınız. Yazıyı aldıktan sonra karşı tarafı
arayarak teyidleşmesi gerektiğini unutmamalıyız.
Yazan: Handan Kaylan
|
|
|
|
hizmetidir. © 1999 - 2009
