«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «İletişim

BİLGİYİ ARAŞTIRMA VE DÜZENLEME (1)

• Hangi bilgiye ihtiyacınız olduğuna karar vermek
• Veriyi toplamak
• Bilgiyi karşılaştırmak
• Gruplara ayırıp düzenlemek

Geniş bir rapor yazıyorsanız, sürecin bu aşaması ürkütücü olabilir. Şimdiye kadar bir satır –hedefinizi- yazdınız. Hala yapacak çok işiniz var. Hedef belirlemenin çok faydasını görecek, bu aşamanın sonunda işin tamamı konusunda kendinizi daha rahat hissedeceksiniz. Bu aşamada her şey biraraya gelecek.

Hangi bilgilere ihtiyacınız olduğuna karar vermek…

Kendinize veya başkalarına neyin daha faydalı olacağını oturup düşünmeniz gerekiyor. Genellikle raporu yazdığınız kişiye hangi noktaların üzerinde durulması gerektiğini sormanızda fayda olabilir.

Şimdiden sizin için çok önemli olan hedefinizi de yazdınız. Şöyle bir bakıp size ne söylemek istendiğini anlamaya çalışın.

Yeni piyasaya çıkacak ürünlerin özellikle müşterilerine sağlayacağı faydaları duyurmaları için satış departmanını bilgilendirmek.

Şimdi bunu kapsayabilecek genel bölümlerin listesi şöyle olabilir:

1. Ürünlerin tanımı
2. Rakip ürünlerle karşılaştırma
3. Müşteriye sağlayabileceği önemli faydalar
4. Satış desteği
5. Broşür / Kitap
6. İlave bilgi

Bu aşamada, bunları nasıl sıralayacağınız farketmez. Sadece kağıda geçiriyorsunuz. Dahil etmek istediğiniz hemen her şeyi beyin fırtınası yöntemiyle bir araya getirin ve raporunuzun hedefine uygun olup olmadığına bakın.

Bunu yaptığınızda, bu ana başlıkların alt başlıklarını yazmaya başlayabilirsiniz. Örneğin; ilave bilgi başlığı altına şunları dahil edebilirsiniz.

• Ürünün piyasaya çıkma tarihi
• Fiyatlar
• Teslim süreleri
• Grafikler

Bu listeyi ve buna bağlı alt listeleri istediğiniz biçimde oluşturabilirsiniz. Bunlar sizin notlarınız olacağından hiçbir kurala bağlı değil. Herbiri için birer temiz sayfa açabilirsiniz veya zihinsel planlama yöntemini kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Düzenli olarak yazdığınız rapor için bu kısaca bile olsa, geçilmesi gereken önemli bir süreçtir. Aylık yönetim raporu yazdığınızı ve aynı başlıkları kullandığınızı farzedelim. Önceden olmayan bir şey gerçekleşmişse sizin başlıklarınıza uymayabilir ve hepsi unutulabilir. İş rutin raporlara gelince, bu yaklaşımı kullanmak sizi otomatik pilotun yönlendirmesi yerine düşüncenizin gerçekler tarafından yönetilmesini sağlar.

Successful Report Writing, Katharine Heritage

1 2 3