«Ofis Yönetimi ve Sekreterlik Dünyası  «Değerler ve Değişim

21. Yüzyılın Sekreteri Nasıl Olmalı

İşverenlerin idari personellerinden asıl beklentileri...

1. Yeni ve şekillenmekte olan teknoloji becerisine sahip olma. Bu, Internet, Intranetler, e-posta ve online hizmetlerin yanında geniş bir çeşitlilikteki PC yazılımlarını içerir.

2. Özerk hareket etme. Bu, patronlarla daha az doğrudan yüzyüze çalışma ve müşteriler ile dahili bölümlerle daha fazla birlikte olma anlamını taşır. Bağımsız karar verebilir ve çalışma ile programınızı ayarlayabilir duruma gelin.

3. Geleneksel sekreter anlayışının ötesinde daha geniş beceriler sunun. Muhasebe, görüşme yapma, işe alma ve eğitim verme ile iş yapılan harici şirketlerle ortak faaliyetleri koordine etme gibi alanlarda beceri sergileyerek çalıştığınız yere daha büyük değer katın.

4. Güçlü kişilerarası beceriler sergileyin. Bunlar, etkin dinleme, iyi yazma, sağlam görüşme yapma ve sözlü iletişim becerileridir.

Günümüzde ileri eğitim sonucu gelişen beceriler

1. Bilgisayar networklerinin yönetimi

2. Büro yazılımlarını güncelleştirme ve tavsiye etme

3. Yazılım eğitimi (diğer personelin eğitiminin yöntemlerini de içerir)

4. Büroyu yönetme

5. Sicil, data işleme veya kelime işleme/masaüstü yayıncılığı gibi merkezileşmiş dairelerin yönetimi

6. İşletme sunumlarında multimedya kullanımı

7. Toplantı planlaması (yolculuk düzenleme, otel görüşmeleri, konuşmacılar, ulaştırma vb.)

8. Bir Web sitesinin yönetimi (bilgiyi güncelleme, mesajları yönlendirme)

9. Dışarıya iş yapan şirketlerle bağlantı (personel sağlama ve muhasebe şirketleri, dağıtım/posta kanalları)

İşvereninizin Gözünde Değerinizi Artırmanın Yolları

1. Farklı konularda eğitim alın. Beceri alanınızdaki, dairenizde ve bölümünüzdeki diğer iş fonksiyonları hakkında olabildiğince fazlasını öğrenin. Ne kadar fazlasını bilirseniz, şirketinizdeki değeriniz o kadar artar.

2. Mevcut eğitim fırsatlarını kullanın ve yenilerini bulun. Şirketinizin sunduğu eğitim toplantılarına katılın veya bunları bağımsız olarak takip edin. Öğrenmeyi bırakmayın. Bir sünger gibi olun ve işle ilgili olabildiğince fazlasını öğrenin.

3. Esnek olun. Çıtayı yükseltin ve işler hareketlendiğinde kendinizi akıntıya bırakın. Patronunuza bir takım oyuncusu olduğunuzu ve daha fazla sorumluluk almaya istekli olduğunuzu gösterin.

4. Sonuç elde edin. Nihai tarihlere bağlı kalın ve her zaman kendiniz açısından hedefler belirleyip bunlara ulaşın.

5. İnisiyatifi elde tutun. Bir şeyi yapmanızın istenmesini beklemeyin. Patronunuzun bir adım ilerisinde durun.

6. Kendinizin yöneticisi olun. Birinin elinizden tutmasını beklemeyin, akıllı ve olgun davranın. Patronunuz bağımsız çalışabileceğinizi bilsin.

7. Yenilenin. İşinizi yapmanın yeni, daha etkin yollarını ortaya çıkarın. Büroda işlerin daha iyi yürümesi için yardım, düşünce ve öneri sunun.

Sıradan Çalışandan Olağanüstü Farklılık Yaratan Profesyonel Sekretere

1. Sadece size bir şey getirebileceğini düşündüğünüzde değil daima kapasitenizin % 100'ünü verin. Bu, üstün performansın oluşmasına yol açar.

2. İlk düşüncenizin "işin çok fazla olduğu" şeklini taşımasına izin vermeyin. Bunu daha küçük, yapılabilir parçalara bölün veya buna farklı bir biçimde hücum edin ki, bildik bir şeyi alışık olmadığınız bir biçimde yapıyor ve bunu yeni bir iş haline getiriyor olun.

3. Elinizden gelenin en iyisini yapmadan üst konumdaki şefinize/yöneticinize kendinizi bağlamayın. Önce kendiniz için çalışın. Tatmin etmeniz gereken kendinizdir!

4. Her gün yeni bir şey öğrenin. Bu birlikte çalıştığınız kişilerden, gazetelerden, eğitim programlarından ve TV'den gelebilir. Fakat bununla kendi bilgi tabanınızı büyütmeyi ve düşüncelerinizi geliştirmeyi sürdürün... Bu sınırlarınızı genişletecektir.

5. Zaman karşısında kendinizle yarışın. Düzenli olarak yaptığınız işlerde dakika, Türk Lirası ve zorluk tasarrufu yaparak sürekli etkinliğinizi arttırın.

6. Kendiniz için sürekli yeni hedefler belirleyin. Her ay kendiniz için ruhsal, fiziksel, zihinsel ve duygusal hedefler belirleyerek bunu gerçekleştirmek için çalışın.

7. Çevrenize bakın ve en fazla saygı duyduğunuz kişiyi belirleyin. Onlarla zaman geçirin ve size öğretebilecekleri her şeyi öğrenin.

8. Olumsuz insanlardan vebalıymışlar gibi kaçının. Sahip oldukları bulaşıcıdır ... ve tedavisi güçtür.

9. Değer yargılarınızı ve çizgiyi nereye çektiğinizi belirleyin. Kendinizi, karşınıza çıkan her durumu tartmak zorunda bırakmayın. Bu, kendinize karşı dürüst olmanızı kolaylaştırır.

10. Açık fikirli olun. Dün doğru olduğunu düşündüğünüz bugün doğru olmayabilir... bunun tersi de geçerlidir. Kendinizi genç ve günceli yakalar halde tutmaya yönelik kararları almak için yeni bilgilere yeni bir ışık altında bakmaya istekli olun.